CRM, KI-Assistent und Kunden-App für einen Reinigungsdienst

Ausgangslage

Das Unternehmen arbeitete mit drei Systemen nebeneinander: einer Eigenbau-CRM, die technisch nicht mehr gepflegt wurde (Vue 2, PHP 7.4), Bitrix24 für die Kommunikation mit Kunden und Google-Tabellen für die Abrechnung mit den Reinigungskräften. Daten lagen doppelt, viele Schritte liefen von Hand.

Begonnen hat es am 27.08.2026 mit einer Testaufgabe: zeigen, dass sich ein KI-Assistent über Webhooks in Bitrix24 einbinden lässt. Daraus wurde die Entwicklung der neuen CRM. Zum Start habe ich einen Monat Kommunikation ausgewertet – über 5.000 Dialoge und rund 27.000 Frage-Antwort-Paare zwischen Kunden und Managern.

Was ich gebaut habe

1. Die neue CRM (Laravel 13 + Filament 5)

• Aufträge mit Zahlungen, Checklisten und PDF-Belegen; Kundenkartei mit Dublettenprüfung und Verlauf.
• Reinigungskräfte mit Bewertung und Prüfung, ob sie zur Adresse passen; Einsatzplanung im 2-Wochen-Raster mit „Wer ist frei?“.
• Abos, Tarife und Preisrechner; Messenger wie in Bitrix24 – mit KI-Entwürfen und Buchung direkt aus dem Entwurf.
• Reklamationen mit Kompensationsmatrix, Finanzen, Lohn und Kasse, Berichte (z. B. Zeit bis zur ersten Antwort) und Excel-Export.
• 37 Verwaltungsmodule, 13 Rollen mit 28 Rechten, Fehlerprotokoll, Überwachung und Backups.

2. KI-Assistent für Manager

• Schreibt Antwortentwürfe zu laufenden Dialogen – der Manager nimmt an, bearbeitet oder lehnt ab.
• Szenario-Engine mit 9 Szenarien und 83 Schritten; Angaben aus dem Dialog übernimmt das Modell nur mit wörtlichem Zitat.
• Zusammenfassung von Dialogen und Foto-Check vorher/nachher mit Bewertung von 1 bis 5.
• Interner Helfer für Mitarbeitende (RAG): antwortet nur aus der Wissensdatenbank und maskiert Telefonnummern und E-Mail-Adressen.

3. Kunden-App für iOS und Android

• Expo / React Native mit TypeScript: 28 Screens – Login per SMS-Code, Buchung in 4 Schritten, Bewertung mit Foto, Verschieben, Stornieren, Bezahlen, Abo.
• Eigener Bereich für Reinigungskräfte: Tagesübersicht, Aufträge, Dienstplan, freie Aufträge.
• Drei Sprachen, eigenes Erscheinungsbild für iOS und Android, helles und dunkles Design. Läuft derzeit mit Demodaten.

4. Website und Preisrechner

Die bestehende WordPress-Website habe ich als schnelle statische Vorschau auf Cloudflare neu aufgebaut; die Preisrechner-Engine ist mit 66 automatischen Prüfungen abgesichert.

Migration ohne Risiko

• Die alte CRM ist nur lesend angebunden: über 300.000 Aufträge, fast 70.000 Kunden und knapp 50.000 Fotos sind übernommen.
• Jede Nacht ein Abgleich mit dem Original, tagsüber Synchronisation alle 15–30 Minuten.
• Bitrix24 bleibt vorerst der Kanal zu den Kunden; die CRM spiegelt die Dialoge nur lesend.

Sicherheit und Qualität

• Ausgehende Nachrichten an Kunden sind gesperrt, bis der Betrieb umgestellt ist – nichts verlässt die CRM ungewollt.
• Neue Funktionen laufen zuerst auf einem Testportal, erst danach im Live-System.
• 643 Tests (PHPUnit auf PostgreSQL 16) laufen bei jedem Push und jede Nacht in GitHub Actions; ausgeliefert wird per Push erst nach erfolgreichem CI.
• Zugangsdaten nur in der Hosting-Umgebung, Bankdaten des Personals verschlüsselt, jeder Zugriff protokolliert; nächtliche Backups mit wöchentlicher Test-Wiederherstellung.

Anleitungen für das Team

Für die Manager habe ich ein integriertes Handbuch mit 87 Kapiteln und 240 Screenshots geschrieben. Die Wissensdatenbank des internen Helfers umfasst 178 Artikel und wird mit 464 Kontrollfragen geprüft. Dazu kommen eine Video-Anleitung und eine Anleitung für die App (Oberfläche Ukrainisch).

So arbeite ich mit Claude Code

Ein Repository, zwei Claude-Code-Projekte mit eigenen Regeln (CLAUDE.md), Übergabedokumente und Tests: So bleibt jeder Schritt nachvollziehbar. Zwischen dem 04.09. und dem 30.09.2026 sind 397 Commits entstanden.

Stand heute: Die CRM läuft auf dem Produktivserver (Railway) mit einer vollständigen Kopie der Daten. Die Umstellung der Manager ist geplant, aber noch nicht erfolgt (Pilotbetrieb); die Antwortentwürfe des Assistenten laufen im Testmodus. Die App läuft mit Demodaten und ist noch nicht in den Stores. Den Namen des Kunden nenne ich auf Wunsch im Gespräch.